حالا به‌ناچار مرزهای خانه و محیط کار شکسته شده‌اند و حریم شخصی ما بدل به محیط کارمان شده است. احتمالاً مجبور شویم در حمام یا داخل کمد دیواری در جلسات کاری ویدئویی شرکت کنیم تا مبادا سروصدای بچه‌ها و دیگر اهالی خانه مزاحم جلسه شود. برخی دیگر از کارمندان هم این را پذیرفته‌اند که همسر و فرزندانشان را محدود نکنند و جلساتشان را برگزار کنند بدون اینکه از دیگر اعضای خانه بخواهند ساکت باشند یا خودشان را در فضاهای دیگر حبس کنند. به اصطلاح اعضای خانواده هم بدل به بخشی از جلسات شده‌اند. هرچند اکثر آدم‌ها دوست ندارند که فضای شخصیشان بخشی از فضای کارشان باشدو دیگران محیط خانه و حریم شخصی او را رصد کنند.
چیزی که در این شرایط باید به آن توجه کرد درک متقابل است. همه ما به انواع مختلف درگیر در این شرایط هستیم و هیچ‌کس برای چنین وضعیتی آمادگی کامل نداشته است. به همین خاطر همه ما درگیر در محدویت‌هایی شده‌ایم که از نظر ذهنی آمادگی کافی برای آن نداریم. سازگاری با این شرایط نیاز به زمان دارد و در این فاصله چیزی که لازم داریم مهربان‌تر بودن و درک شرایط است. باید بپذیریم که تماس‌های ویدئویی محدودیت‌های خودشان را دارند و تداخل محیط خانه با کار مسائل زیادی را به بار می‌آورد. برای کاهش این مشکلات می‌توان آمادگی خود را بالا برد در ادامه نکاتی را بیان می‌کنیم که می‌توانند کمک‌کننده باشند.
۱. بررسی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
اولین چیزی که می‌تواند یک تماس ویدئویی را خراب کند کیفیتِ تماس است. اگر نتوانید صدای و تصویر همکارتان را داشته باشید در عمل جلسه شما خراب شده است. به همین خاطر بهتر است قبل از هرچیز وضعیت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری خودتان را چک کنید.
۱- ۱) پیش‌نمایش وب‌کم: کاربردان مک می‌توانند از اپلیکیشن booth app استفاده کنند و کاربران ویندوز می‌توانند روی دکمه شروع (استارت) کلیک کنند سپس camera را جستجو کنند. در اینجا می‌توانید تصویر خودتان را بررسی کنید. زاویۀ مناسب را پیدا کنید و هرچیزی را که می‌خواهید دور از دید همکارانتان باشد را بررسی کنید. قبل از جلسه جای مناسب را پیدا کنید و با تنظیم کردن دوربین با آرامش بیشتری تماس ویدئویی بگیرید.
۱-۲) برسی کیفیت میکروفون: داخلی یا خارجی بودن میکروفون هدست یا هندزفری خود را بررسی کنید. توجه داشته باشید که بیشتر لپ‌تاپ‌ها میکروفون ضعیفی دارند پس بهتر است روی آن حساب نکنید و حتما از یک میکروفون جانبی استفاده کنید. برای اینکه از سالم بودن آن مطمئن شوید با یکی از دوستان یا آشنایاتان تماس ویدئویی بگیرید و کیفیت میکروفون را بررسی کنید.
۳- ۱) بررسی سرعت اینترنت: به این خاطر که بیشتر افراد در خانه هستند و از اینترنت استفاده می‌کنند وضعیتی پیش می‌آید که از یک مودم همزمان چند نفر استفاده می‌کنند. این حالت روی سرعت شما اثرگذار است. برای این کار می‌توانید به سایت‌های تست سرعت مانند speedtest.net مراجعه کنید. اگر سرعت شما کمتر از ۲۰ مگابیت بر ثانیه باشد به احتمال زیاد در تماس تصویری دچار مشکل خواهید شد. اگر سرعت شما پایین بود بهتر است قید تماس تصویری را بزنید و به تماس صوتی اکتفا کنید چون سرعت کمتری لازم دارد.
۲. استفاده بی‌مورد از دوربین و میکروفون ممنوع!
در هنگام تماس‌های گروهی همواره میکروفون خود را خاموش نگه دارید مگر هنگامی که می‌خواهید صحبت کنید. در صورتی که میکروفون روشن باشد معمولاً روی کیفیت صدای جلسه اثر منفی می‌گذارد. همچنین ممکن است صدای اهالی خانه شما در جلسه پخش شود. در مورد دوربین هم همینطور است. اینکه شما ساکت باشید و دیگران به شما نگاه کنند هیچ فایده‌ای ندارد و فقط اینترنت بیشتری مصرف می‌شود. تا وقتی که نوبت صحبت به شما نرسیده است دوربینتان را روشن نکنید.
۳. حدود را مشخص کنید
هیچ دلیلی ندارد که کل خانه شما در معرض دید اعضای جلسه باشد. برای همین قبل از انجام هر کاری دوربین را تنظیم کنید و دامنه دید آن را بررسی کنید. دلیلی ندارد که حین جلسه آشپزخانه شما کاملاً پیدا باشد و کسی هم در حال آشپزی باشد. بهتر است یک اتاق را برای جلسات انتخاب کنید به داخل اتاق بروید و درب را ببندید و تا پایان جلسه کسی در آن اتاق رفت و آمد نکند. در این صورت حریم خصوصی شما بیشتر رعایت خواهد شد.
۴. دستور جلسه فراموش نشود
مدیر جلسه باید قبل از جلسه دستور جلسه داشته باشد. جلسات بدون دستور جلسه به آشفتگی کشیده می‌شوند. جلسات مجازی خسته‌کننده‌تر از جلسات حضوری‌اند پس بدون داشتن دستور جلسه خسته‌کننده‌بودنشان مضاعف خواهد شد. همیشه قبل از جلسه برنامه‌ریزی کنید که در چه موردی قرار است صحبت کنید و اگر قرار است مدیر جلسه باشید با دقت دستورجلسه را تنظیم کنید تا از هرشکلی از صحبت‌های بی‌ربط و اتلاف وقت پرهیز کنید.
در این‌باره بخوانید:
۵. کارهای متفرقه را کنار بگذارید
اگر فکر می‌کنید در حین برگزاری جلسه مجازی می‌توانید به فعالیت‌های مورد علاقه‌تان مثل چک کردن اینستاگرام و غیره بپردازید سخت در اشتباهید. اول اینکه بقیه متوجه می‌شوند. وقتی میزان تعامل شما کم شود چندان سخت نیست که دیگران متوجه شوند شما در جلسه نیستید. دیگر اینکه خیلی از برنامه‌های کنفرانس ویدئویی و جلسه گروهی گزینه‌ای دارند که وضعیت افراد را گزارش می‌کند. برای مثال اگر شما بیش از ۳۰ ثانیه از برنامه خارج باشید به میزبان جلسه پیغام داده می‌شود که شما در جلسه حاضر نیستید.
۶. تماس تصویری فقط در مواقع ضروری
به خاطر هر کار ساده‌ای جلسه ویدئویی برگزار نکنید. جلسات ویدئویی مکرر خسته‌کننده هستند. برگزاری مکرر این جلسه‌ها، با توجه به اینکه افراد از خانه خود تماس می‌گیرند، به فضای خصوصی افراد و آرامش آن‌ها آسیب می‌زند. جلسات ویدئویی را برای کارهای ضروری اختصاص دهید و اگر با جلسات صوتی می توانید کارتان را پیش ببرید از این امکان استفاده کنید.