کامپیوتر محل کارتان جای این اطلاعات نیست؛ ۵ نکته‌ درباره مدیریت اطلاعات دیجیتالی

اگر از رایانه محل کارتان استفاده می‌کنید ممکن است خیلی وقت‌ها بخواهید ایمیل‌هایتان را بررسی کنید، فایل‌های شخصیتان را در آن ذخیره کنید یا حتی در طول روز بعضی موضوعاتی را در گوگل جست و جو کنید که هیچ ربطی به شغلتان ندارد. اما ما پیشنهاد می کنیم که به هیچ وجه کارهای شخصیتان را با رایانه محل کارتان انجام ندهید.

کارفرمایان می‌توانند نرم‌افزارهایی نصب کنند که متوجه شوند شما پشت رایانه خود دقیقاً چه‌کار می‌کنید. به عبارت دیگر رایانه محل کار شما می‌تواند تحت نظارت کارفرمایتان باشد. آن‌ها می‌تواند هر کاری که شما با رایانه محل کارتان انجام می‌دهید را ببیند. اینکه میزان نظارت کارفرمایان بر رایانه شخصی شما چقدر است به دو عامل بستگی دارد: یکی اینکه شرکت یا سازمانی که در آن کار می‌کنید چقدر بزرگ است و دوم اینکه اطلاعاتی که شما با آن سروکار دارید از چه نوعی هستند. اگر با اطلاعات مربوط به سلامت و بهداشت، اطلاعات مالی، قراردادهای دولتی و سایر اطلاعات حساس سروکار دارید مطمئن باشید که میزان نظارت بر رایانه محل کار شما بسیار بالا است.

اکثر کارمندان ترس از تحت نظارت بودن در محل کار را ترسی بی‌جا می‌دانند. اما باید توجه داشت که بیشتر شرکت‌ها یک برنامۀ هدفمند برای نظارت بر داده‌های خود دارند تا بتوانند دزدی‌ها یا پولشویی را ردگیری کنند. نبود این نظارت‌ها در بسیاری از موارد موجب به دردسر افتادن شرکت در مسائل قانونی مختلف خواهد شد. بنا براین تحت نظارت بودن یک احتمال همیشگی برای کارمندان است. حتی اگر تک تک حرکات شما در رایانه شخصیتان تحت نظارت نباشد باز هم بهتر است احتمال نظارت بر آن را جدی بگیرید. در ادامه بعضی کارهایی که بهتر است با رایانۀ محل کارتان انجام ندهید را بیان می‌کنیم.

ذخیره فایل‌های شخصی ممنوع!

همه کارشناسان امنیتِ دیجیتال بر این نکته تأکید دارند که نباید داده‌های شخصی را روی سیستم‌های شرکت ذخیره کرد. اگر اخراج شدید اولین چیزی که از شما می‌گیرند رایانه‌ای است که با آن کار می‌کنید و اگر شرکت شما با شرکت خود وارد یک دعوای حقوقی شوید، تمامی فایل‌های موجود روی رایانه‌ کاری شما نوعی مدرک به حساب می‌آیند که می‌توانند در دادگاه ارائه شوند. به عبارت دیگر تمامی اسنادی که روی رایانه‌های شرکت ذخیره می‌شوند بالقوه نوعی مدرک محسوب می‌شوند. حتی اگر شما امنیت شغلی داشته باشید به این معنا نیست که امنیت داده‌های شما روی رایانه شرکت تضمین شده است. بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزاهایی استفاده می‌کنند که فایل‌های بالقوه خطرناک (حاوی ویروس یا بدافزار) را به صورت اتوماتیک از روی شبکۀ رایانه‌ای شرکت حذف می‌کنند. در این فرایند ممکن است داده‌های شخصی شما هم حذف شوند و از دستتان برود.

از این سرویس‌ها استفاده نکنید

اگر در شرکت شما به صورت یکپارچه از سرویس‌های کاری گوگل مانند جی سوئیت استفاده می‌شود و شما در آن یک حساب کاری دارید، بهتر است از حساب کاری گوگل خود برای ذخیره اطلاعات شخصی‌تان در جی میل و گوگل داک استفاده نکنید. شرکت‌ها می‌توانند با بعضی از دسترسی‌هایی که سرویس جی سوئیت به آن‌ها می‌دهد، بعضی کلمات خاص را در ایمیل‌ها و فایل‌هایتان جست‌وجو کنند. درست مانند جست‌وجویی که خودتان در حساب کاربری شخصی خود انجام می دهید.
همچنین شرکت‌ها می‌توانند برنامه‌هایی نصب کنند که به آن‌ها فعالیت‌های مشکوک را اخطار دهند. عملکرد این برنامه‌ها به این صورت است که یک نمونه واژه را به نرم‌افزار می دهند و وقتی چنین واژگانی تایپ شوند آن برنامه یک هشدار دریافت می‌کند و این مسئله باعث می‌شود عملکرد شما به سادگی تحت نظارت قرار بگیرد. برخی از این برنامه‌ها حتی می‌توانند متن‌های رسال‌نشده یا به اصطلاح پیش‌نویس را هم ذخیره بکنند. یعنی وقتی شما یک ایمیل را تایپ کرده‌اید حتی اگر آن را نفرستاده باشید باز هم این امکان وجود دارد که آن متن ذخیره شده باشد. برای همین اگر می‌خواهید در ایمیل پشت سر رئیستان حرف بزنید بهتر است با رایانه شرکت این کار را انجام ندهید!

در مورد شبکه‌های ایمیلی به غیر از جی میل باز هم نگرانی‌هایی وجود دارد. اما در کنار همه خطراتی که اطلاعات شخصی شما را تهدید می‌کند خوب است بدانید تعداد افرادی که به ایمیل‌های شخصی کارمندان دسترسی دارند تعداد بالایی نیست. نگرانی امنیت در مورد نرم‌افزارهای گفت‌گو (چت) هم وجود دارد. پیام‌رسان‌ها هم در معرض لو رفتن هستند اما این مسئله برای پیام‌رسان‌های درون‌شبکه‌ای جدی‌تر است. برای همین هرگز از طریق رایانه شرکت وارد پیام‌رسانِ اپل، گوگل هنگ‌آوت و سایر پیام‌رسان‌های شبکه‌ای نشوید.

مراقب مقدار دانلودتان باشید

کارفرمایان معمولاً میزان و شیوه مصرف حجم اینترنت شما را بررسی می کنند. کارفرمایان حتی می‌توانند متوجه شوند که شما چه مقدار زمانی را در چه سایتی گذرانده‌اید. اگر فکر می‌کنید با کمک وی پی ان می‌توانید این مسئله را دور بزنید و از نظارت کارفرمایتان فرار کنید، کاملاً در اشتباه هستید. چراکه با استفاده از وی پی ان هم نحوه استفاده شما از اینترنت قابل دسترس است.  حتی اگر کارفرمای شما در مورد عادات شخصیتان در استفاده از اینترنت حساس نباشد باز هم بهتر است کارهای شخصیتان را با کامپیوتر محل کارتان انجام ندهید. هرگاه خواستید کارهای شخصیتان را انجام دهید از گوشی و اینترنت گوشی خودتان استفاده کنید.

وقتی در حال استفاده از اینترنت وای فای عمومی هستید مراقب رایانۀ شخصی خود باشید

زمانی که از اینترنت وای فای عمومی استفاده می‌کنید این امکان وجود دارد که داده‌های شخصیتان از روی گوشی یا کامپیوتر شما برداشته شود. زمانی که با لپ تاپ محکار خود به یک وای فای عمومی وصل شده‌اید باید احتیاط بیشتری به خرج بدهید. در این حالت وقتی کارتان با کامپیوتر یا گوشی تمام می‌شود کامپیوتر را قفل یا خاموش کنید. این امکان وجود دارد که با کمک نرم‌افزارهایی بدون اینکه حتی رایانه شما را لمس کنند، داده‌های شما را به سرقت ببرند. اگر در یک کافی‌شاپ نشسته‌اید یا در فرودگاه یا قطار یا هرجای دیگری هستید که وای فای دارد، پس از اتمام کار خود آن را خاموش یا قفل کنید.

در این زمینه بخوانید:

شروعی دوباره‌ برای غول‌های عرصه بازی؛ کنسول‌های بازی نسل جدید را بشناسید

با ۹ اپلیکیشن برتر موسیقی آشنا شوید

از کجا بفهمم کسی رایانه من را کنترل می‌کند؟

وقتی از کامپیوتر شرکت یا سازمان استفاده می‌کنید، باید بدانید که چیزی به نام حق حریم خصوصی وجود ندارد، چراکه رایانه متعلق به سازمان یا شرکت است. اما به آن معنا نیست که کارفرما نباید به شما اطلاع دهد که چگونه بر شما نظارت می‌کند. در دفترچه‌های راهنمایی که شرکت‌ها و سازمان‌ها موظف هستند در اختیار کارمندان خود بگذارد باید ذکر شود که با چه شیوه‌ها و نرم‌افزارهایی رایانه‌ها از چه نرم‌افزارهایی فعالیت‌های شما را دنبال می‌کنند.

اگر دفترچه راهنما اطلاعات کافی نداشت باز هم فهمیدن اینکه چه نرم‌افزارهای نظارتی روی شبکه نصب است کار سختی نیست. شما می‌توانید لیست نرم‌افزارهای نصب شده را ببینید و با یک جستجوی ساده در گوگل کاربرد آن‌ها را بفهمید.

بیشتر کارفرمایان از نرم‌افزارهای مدیریت صفحه نمایش مثل VNC یا Team Viewer استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها صفحه دسکتاپ رایانه را برای واحد فناوری اطلاعات سازمان شما دسترس‌پذیر می‌کند. پس اگر یک روز از واحد فناوری اطلاعات برای برطرف کردن یک مشکل در رایانه خود درخواست کمک کردید و دیدید که نشانگر (موس) رایانه شما بدون اراده شما در حال حرکت است، تعجب نکنید. این شیوه کار کارشناسان واحد فناوری اطلاعات است. در نتیجه اصلاً لازم نیست جوگیر بشوید و تصور کنید که آن‌ها تمام روز در حال نگاه کردن به محتوای چت‌ها و ایمیل‌های شما هستند. معمولاً می‌توان تشخیص داد که آن‌ها چه زمانی از برنامه‌های مدیریت دسکتاپ رایانه شما استفاده می‌کنند.

در حقیقت هدف این بود که به شما بگوییم باید مراقب آن دسته از اطلاعاتی که نمی‌خواهید کارفرمای شما از آن مطلع شود باشید و این اطلاعات را بر روی کامپیوتر محل کار خود ذخیره و حتی بر روی مرورگرها و سرویس‌های گوگل باز نکنید. با همه این اوصاف شما هنوز هم می‌توانید قبض‌های خود را پرداخت و نتایج بازی‌های مورد علاقه خود را در لیگ دنبال کنید. اما مراقب باشید که کارهای شخصی و غیر حرفه‌ای انجام ندهید.

منبع: نیویورک تایمز

اخبار مرتبط

نظر شما

شما در حال پاسخ به نظر «» هستید.
7 + 4 =